Uložení dokumentu

Jak pojmenovat dokument

• Není žádná obecná konvence, jak má vypadat jméno souboru, avšak hodí se do pojmenování uvést vaše jméno + název či druh práce.
• Vhodné zvolit takové pojmenování, aby i bez otevření dokumentu bylo zřejmé, co tento obsahuje.
• Pokud má autor běžné jméno (Novák), je na zvážení uvést celé jméno, aby nedošlo např. k záměně autora za jiného.
• Některý zadavatel požaduje přesný způsob pojmenovaní dokumentu.

Příklady nevhodného pojmenování:
Dokument.docx
Novák.docx
Seminárka.docx
Bla bla bla.docx
Asdfasdf.docx
maturitka.docx

Příklady správného pojmenování:
NovakJan_seminarka_3Dtiskarny.docx
NovakJan_3Dtiskarny.docx
NovakJan_Uvaha3.docx
Novák Jan – Žádost o příspěvek.docx
Novák Jan – CV životopis. docx
Novak_Jan_Maturitni_prace.docx

• Dnešní moderní operační systémy nemají problém s mezerami či diakritikou, avšak nemusí to tak být vždy a všude (např. v zahraničí).
• Zvážit tedy, zda české znaky zcela nevynechat a namísto mezer použít nejlépe podtržítka.
• Maximální délka jména souboru je teoreticky cca 250 znaků, vhodné je však popsat soubor stručně, max. do 40 znaků, pokud je to nutné.
• Některé systémové znaky jsou zakázány použít zcela * / : < > ? \ |

Formát pro uložení dokumentu

• Nejčastěji se dokumenty ukládají do přednastaveného formátu docx.
• Word však umožňuje uložit soubor i jako pdf, což může být výhodné. Výhodou pdf je, že se na všech zařízeních (platformách) zobrazuje shodně, vytiskne se jak jej vidíme.
• Důležité je však použít formát, jaký požaduje zadavatel práce (jinak použít docx).
• Pokud uživatel používá aplikace jako Libre Office či Open Office, je vhodnější uložit namísto formátu odt vhodněji pdf.

Chyby při ukládání a odesílání dokumentu

• Pokud chcete ve složce přejmenovat již uložený dokument, nikdy nemažte jeho příponu docx! Nepůjde pak otevřít zadavateli ve Wordu (ačkoliv stačí opět dopsat za název .docx).

• Právě otevřený a editovaný soubor ve Wordu nelze v systému zpravidla přejmenovat. Je třeba jej nejprve zavřít.
• Častou chybou je, že při přetahování souboru v počítači vznikne omylem jen jeho zástupce (tedy odkaz na původní dokument). Pokud však odešleme zadavateli tohoto zástupce, text práce se neodešle = nedojde k odeslání práce. Poznáte jej podle ikony s šipkou a podezřele malé velikosti.
• Soubor se symbolem $ na počátku naopak ukazuje právě otevřený dočasný soubor a rovněž neobsahuje celý text!